Trong báo cáo kết quả 2 năm thực hiện Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước (2011 và 2012) mới được Bộ Thông tin và Truyền thông (TT&TT) gửi Thủ tướng Chính phủ, Bộ TT&TT đánh giá, thời gian qua, các Bộ, ngành, địa phương đã có những tích cực trong triển khai hệ thống thư điện tử phục vụ công việc. Hiện hầu hết các Bộ, các tỉnh đã triển khai hệ thống thư điện tử chính thức phục vụ công việc. Tỷ lệ cán bộ, công chức được cung cấp hộp thư điện tử sử dụng trong công việc ngày càng cao, đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ (đến cấp đơn vị trực thuộc) đạt tỷ lệ trung bình khoảng 93%; đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (đến cấp Sở, ban, ngành, quận, huyện) đạt tỷ lệ trung bình trên 80%.
Mặc dù đạt được kết quả như trên, nhưng Bộ TT&TT nhận định hiệu quả sử dụng hệ thống thư điện tử trong các cơ quan nhà nước chưa cao, chưa thực sự khai thác hết những tính năng, chức năng của hệ thống thư điện tử, tỷ lệ văn bản trao đổi qua hệ thống thư điện tử vẫn còn thấp. Nhiều cán bộ, công chức chưa có thói quen sử dụng thư điện tử trong công việc, vấn đề an toàn, an ninh thông tin đối với các hệ thống thư điện tử chưa được quan tâm đúng mức.
Còn theo bảng xếp hạng chỉ số sẵn sàng ứng dụng CNTT Vietnam ICT Index 2012 do Ban Chỉ đạo quốc gia về CNTT và Hội Tin học Việt Nam công bố cuối tháng 12 vừa qua, thì tỷ lệ cán bộ sử dụng thư điện tử trong công việc tại các Bộ, ngành mới đạt trên 67%. Còn tại các tỉnh thành thì tỷ lệ này còn thấp hơn nhiều, mới đạt 32,4%. Một số cán bộ có thói quen sử dụng email công cộng như Yahoo, Gmail,… nên nguy cơ dễ bị lộ thông tin cũng rất cao. Bên cạnh đó, nhiều văn bản vẫn phải gửi đồng thời qua cả 2 đường: văn bản điện tử qua thư điện tử, văn bản giấy qua văn thư. Điều này cũng gây khó khăn cho nhiều cơ quan khi muốn điện tử hóa hoàn toàn văn bản điện tử.
Hạ tầng CNTT đã rất thuận lợi
Theo đánh giá của Ban Chỉ đạo quốc gia về CNTT và Hội Tin học Việt Nam, đến nay hạ tầng CNTT trong các cơ quan nhà nước đã được cải thiện rất nhiều so với trước đây. Tại các Bộ, ngành, năm 2012, tỷ lệ máy tính trên cán bộ công chức đã đạt 88%, tăng thêm 3% so với năm trước. Máy tính kết nối Internet băng rộng cũng đã đạt 89%. Tỷ lệ cán bộ biết sử dụng máy tính trong công việc năm 2012 đạt 88,1%, trong khi năm 2011 chỉ đạt 64,5%. Mức chi cho ứng dụng CNTT trên mỗi cán bộ công chức trong năm 2012 đạt gần 3,9 triệu, trong khi năm 2011 chỉ đạt trên 2,2 triệu. Tại các tỉnh thành, tỷ lệ cán bộ có máy vi tính đạt 58%, máy tính có kết nối Internet băng rộng đạt gần 89%. Tỷ lệ cán bộ biết sử dụng máy tính trong công việc đạt trên 81%.
Bên cạnh đó, trong năm 2012, mạng truyền số liệu chuyên dùng cho các cơ quan Đảng, Nhà nước cũng đã được kết nối từ cấp Trung ương đến cấp huyện, tạo nên một môi trường rất thuận lợi cho các cơ quan nhà nước trao đổi dữ liệu điện tử qua hộp thư điện tử, hoặc phần mềm quản lý văn bản.
Các địa phương ”thi nhau” bắt buộc sử dụng thư điện tử
Để thúc đẩy các cơ quan nhà nước sử dụng hộp thư điện tử trong trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu điện tử, Chỉ thị tăng cường sử dụng văn bản điện tử của Thủ tướng Chính phủ được ban hành trong năm 2012 đã nêu rõ, các cơ quan nhà nước phải sử dụng hộp thư điện tử phục vụ công việc. Cụ thể, Thủ tướng yêu cầu các cơ quan nhà nước từ cấp quận, huyện trở lên phải sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản trong nội bộ cơ quan như giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc.
Sau Chỉ thị của Thủ tướng, từ giữa năm 2012 đến nay, rất nhiều địa phương đã liên tục ban hành các văn bản yêu cầu các cơ quan phải sử dụng thư điện tử phục vụ công việc.
Chẳng hạn tại TP. HCM, để tiết kiệm chi phí và từng bước tiến tới gửi văn bản điện tử qua mạng, Văn phòng UBND thành phố đã yêu cầu các đơn vị không sao y hoặc chỉ sao y hạn chế một số loại văn bản để gửi các cơ quan có liên quan. Như các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Trung ương; các kế hoạch chuyên đề, kế hoạch kinh tế - xã hội năm, các báo cáo chuyên đề, báo cáo tháng, quý, năm. Tất cả các loại văn bản trên sẽ được gửi qua hệ thống thư điện tử của thành phố, đưa lên Cổng thông tin điện tử thành phố, hoặc chỉ đường dẫn đến nơi chứa văn bản để các đơn vị tra cứu khi cần thiết.
UBND thành phố cũng yêu cầu Văn phòng ủy ban phối hợp với Sở TT&TT triển khai thí điểm gửi thư mời họp, thư hoãn họp và thư mời tiếp khách qua hệ thống thư điện tử của thành phố; nghiên cứu ban hành văn bản nhắc nhở các đơn vị đẩy mạnh sử dụng thư điện tử của thành phố trong hoạt động hành chính nhà nước, và đưa việc sử dụng thư điện tử vào tiêu chí chấm điểm thi đua ứng dụng CNTT hàng năm.
Bên cạnh TP. HCM, các địa phương khác như Vĩnh Long, Đắc Nông, trước đó là An Giang, Phú Thọ... cũng đã ban hành quy chế sử dụng thư điện tử. Trong đó đều quy định rõ các loại văn bản được phép trao đổi qua hệ thống thư điện tử gồm: thông báo; lịch công tác; giấy mời; giấy triệu tập; văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; văn bản trao đổi phục vụ công việc giữa các cơ quan, đơn vị; tài liệu phục vụ hội họp; những văn bản gửi đến các cơ quan để biết, để báo cáo và các văn bản khác theo quy định của UBND tỉnh. Văn bản của các cơ quan, đơn vị khi gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử phải đảm bảo các tiêu chuẩn theo quy định mới có giá trị pháp lý. Đối với các văn bản chưa đáp ứng được các tiêu chuẩn được quy định thì phải phát hành văn bản giấy (trừ những văn bản mật), ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, cơ quan, đơn vị phải scan văn bản đó thành file PDF và gửi vào hộp thư điện tử của cơ quan, cá nhân. Còn các loại văn bản phải sử dụng bộ mã ký tự riêng gửi bằng các hộp thư điện tử miễn phí sẽ không được chấp nhận và coi như cơ quan, đơn vị đó chưa gửi thư điện tử.
Đến hết năm 2012, cả nước đã có hơn 60% các đơn vị có quy chế sử dụng thư điện tử.
Hiện Bộ TT&TT đang đặt mục tiêu tới năm 2014, các cơ quan nhà nước sẽ cấp phát đủ hộp thư điện tử với địa chỉ tên miền .gov.vn hoặc tài khoản sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho hầu hết các cán bộ công chức.