Theo đó, thời gian rà soát, xác nhận hiệu lực, cập nhật, ban hành mới hệ thống tài liệu quản lý chất lượng của Sở TT&TT bắt đầu từ ngày 03/02 đến ngày 28/02/2020. Sản phẩm phải đảm bảo tất cả các tài liệu nêu trong bảng chi tiết dưới đây được cập nhật/ biên soạn mới, trình duyệt, ban hành theo đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng, thể thức, nội dung.

Qua đó, yêu cầu phân loại tình trạng của tài liệu đã ban hành, tiếp tục phù hợp và có hiệu lực thực hiện và cần được cải tiến, bổ sung, cập nhật theo yêu cầu mới của pháp luật để tiếp tục phù hợp. Các tài liệu chưa có trong hệ thống, cần xây dựng mới theo lĩnh vực bổ sung; Cán bộ chủ trì chủ động sửa đổi quy trình (và biểu mẫu, phụ lục kèm theo) căn cứ theo các nhu cầu sửa đổi cụ thể của từng quy trình (ví dụ: sự thay đổi của văn bản pháp luật, nhu cầu cải tiến quá trình của phòng chủ trì…) để tiến hành sửa đổi, trình duyệt lại theo mốc ban hành nêu trong kế hoạch này (căn cứ theo Kế hoạch này để tiến hành sửa đổi, trình duyệt ban hành lại mà không cần phải lập Phiếu đề nghị sửa đổi theo; Cán bộ chủ trì soạn thảo cần đảm bảo hoàn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo phòng kiểm tra dự thảo (đối với quy trình có liên quan trách nhiệm thực hiện của nhiều phòng thì cần lấy ý kiến các phòng tham gia) để đảm bảo chất lượng (thể thức, bố cục, nội dung) trước khi trình Lãnh đạo sở xét duyệt ban han hành; Cán bộ soạn thảo/ cập nhật quy trình cần chú ý thống nhất đưa danh mục các văn bản pháp lý và tài liệu tham khảo kèm theo quy trình (đối với nhóm quy trình sẽ được sửa đổi và/hoặc soạn thảo mới trong đợt cập nhật hệ thống ISO này); Để đảm bảo chất lượng tài liệu và tiến độ ban hành đúng kế hoạch, Lãnh đạo phòng cần phân công cán bộ đầu mối theo dõi tiến độ soạn thảo, trình duyệt tài liệu do phòng chủ trì; Cần áp dụng việc đánh số nhận biết đầu mục nội dung trong phần diễn giải nội dung quy trình để dễ theo dõi, áp dụng, kiểm soát việc sửa đổi tài liệu sau này (tránh sử dụng các dấu -, *, +… để đánh đầu mục vì khó nhận biết, theo dõi, sử dụng, sửa đổi sau này).