Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC

Quy chế này quy định về nguyên tắc, nội dung, trách nhiệm phối hợp, mối quan hệ hoạt động giữa Trung tâm Hành chính công tỉnh Thừa Thiên Huế (sau đây gọi tắt là Trung tâm) với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh; các cơ quan ngành dọc của Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế (sau đây gọi tắt là các cơ quan Trung ương); UBND các huyện, thị xã, thành phố Huế (sau đây gọi tắt là địa phương) quy định về chế độ trách nhiệm của Trung tâm trong việc giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) cho cá nhân, tổ chức.

Đối tượng áp dụng là các sở, ngành có TTHC giải quyết tại Trung tâm Hành chính công tỉnh; Trung tâm Hành chính công tỉnh; Công chức, viên chức các sở, ngành biệt phái đến làm việc tại Trung tâm để thực hiện việc tiếp nhận, trả kết quả giải quyết TTHC tại Trung tâm; UBND các huyện, thị xã, thành phố Huế; Tổ chức, cá nhân có liên quan trong giải quyết TTHC tại Trung tâm.

Về nguyên tắc phối hợp, Quy chế nêu rõ, việc phối hợp để hướng dẫn, tiếp nhận, thẩm định, giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC tại Trung tâm được thực hiện dựa trên cơ sở các quy định của pháp luật; đồng thời, đảm bảo mọi hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan có liên quan được thống nhất, đúng chức năng, nhiệm vụ được giao;

Trung tâm là đầu mối duy nhất tập trung quản lý, giám sát, theo dõi, đôn đốc đội ngũ công chức, viên chức do các cơ quan có liên quan cử đến thực hiện việc hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC đối với những TTHC thực hiện tiếp nhận và giải quyết tại Trung tâm thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh và các cơ quan có liên quan. Trung tâm không thay mặt các cơ quan có liên quan để giải quyết TTHC;

Trung tâm là nơi tập trung đại diện các cơ quan có liên quan thực hiện việc hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC;

Tất cả các TTHC của các cơ quan, đơn vị trong phạm vi nêu trên đều được niêm yết công khai, tiếp nhận và giải quyết tại Trung tâm (trừ các TTHC đặc thù được Chủ tịch UBND tỉnh cho phép chưa đưa vào tiếp nhận, giải quyết tại Trung tâm);

Đảm bảo giải quyết TTHC theo phương châm “Thân thiện - Đúng hẹn - Đơn giản”; lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân làm thước đo đánh giá kết quả tổ chức hoạt động của Trung tâm và kết quả thực thi công vụ của cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan có liên quan;

Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền theo quy định của pháp luật, phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan có liên quan và Trung tâm theo nguyên tắc “đầy đủ, chính xác, kịp thời” để việc giải quyết TTHC tại Trung tâm đựơc thuận lợi nhất, không trùng lặp, chồng chéo chức năng, nhiệm vụ xác định cụ thể trách nhiệm của tổ chức, cá nhân tránh đùn đẩy trách nhiệm giữa các cơ quan, đơn vị và cá nhân trong giải quyết TTHC;

Các cơ quan có liên quan thực hiện giải quyết TTHC theo thẩm quyền, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả giải quyết TTHC; đồng thời, chịu trách nhiệm trả lời, giải quyết khi có khiếu nại của tổ chức, cá nhân về kết quả giải quyết TTHC của cơ quan, đơn vị mình;

Tổ chức, cá nhân đến liên hệ giải quyết TTHC tại Trung tâm phải tuân thủ đúng theo quy trình, quy định về giải quyết TTHC đã được niêm yết tại Trung tâm và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Ngoài ra, Quy chế cũng nêu rõ về trách nhiệm của Trung tâm hành chính công tỉnh đối với việc niêm yết, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ TTHC; đối với việc rà soát TTHC; đối với việc thu phí, lệ phí; đối với việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định TTHC và liên quan đến quá trình giải quyết TTHC; về bố trí vị trí, trang thiết bị làm việc… Trách nhiệm của các cơ quan có liên quan; Trách nhiệm của UBND các huyện, thị xã, thành phố; Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc giải quyết TTHC tại Trung tâm; Quy định về chuyển, giải quyết hồ sơ từ Trung tâm đến các cơ quan có liên quan và ngược lại…

Quy định về chuyển, giải quyết hồ sơ

Tiếp nhận hồ sơ Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc dịch vụ công trực tuyến. Công chức Trung tâm có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ.

 Theo đó, trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ Đối với các TTHC có quy định thời hạn giải quyết từ 01 (một) ngày trở lên, công chức tiếp nhận hồ sơ; cập nhật vào phần mềm; lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thành 02 (hai) bản, 01 (một) bản lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, 01 (một) bản giao cho cá nhân, tổ chức.

 Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ theo quy định thì công chức tại Trung tâm hướng dẫn cá nhân, tổ chức bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ bằng Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ. Việc hướng dẫn đảm bảo nguyên tắc giúp cho cá nhân, tổ chức bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ để thực hiện việc cập nhật vào phần mềm một lần đối với một hồ sơ.

Đối với những công việc không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn tổ chức, cá nhân đến liên hệ cơ quan có thẩm quyền để giải quyết;

Trường hợp hồ sơ phức tạp - Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu công chức tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm nhận thấy hồ sơ TTHC còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì công chức tiếp nhận hồ sơ báo cáo Lãnh đạo Trung tâm xem xét cho ý kiến để thống nhất trước khi nhận hồ sơ hoặc hướng dẫn bổ sung hồ sơ và chỉ tiếp nhận khi hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định. - Trường hợp công chức tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm chưa nắm kỹ thành 11 phần hồ sơ thì công chức làm việc tại Trung tâm tham khảo ý kiến của cơ quan có liên quan trực tiếp thẩm định giải quyết hồ sơ qua điện thoại, hoặc mời công chức có liên quan trực tiếp để phối hợp cùng xem xét nội dung hồ sơ.

Về công tác chuyển hồ sơ:  

Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo quy định, công chức Trung tâm lập 02 (hai) bản Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, 01 (một) bản lưu tại Trung tâm và 01 (một) bản chuyển cùng hồ sơ.

Về quy trình số hóa, chuyển tiếp hồ sơ - Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo quy định, công chức Trung tâm số hóa hồ sơ theo ưu tiên thời gian giải quyết hồ sơ, thời gian ngắn được ưu tiên số hóa trước và đảm bảo 100% các hồ sơ tiếp nhận trong ngày đều được số hóa sau khi tiếp nhận. Các hồ sơ điện tử sau khi số hóa phải được ký số và chuyển ngay về các cơ quan có liên quan.

Trung tâm đảm bảo việc chuyển hồ sơ giấy thông qua dịch vụ bưu chính công ích đến các cơ quan có liên quan theo thời gian quy định theo các mốc thời gian như sau: Buổi sáng vào lúc 10 giờ 30 phút, buổi chiều vào lúc 16 giờ.

Thời gian giải quyết TTHC của các cơ quan liên quan được tính từ thời điểm Trung tâm số hóa hồ sơ và chuyển đến cơ quan chuyên môn trên Hệ thống xử lý dịch vụ công.

Đối với hồ sơ có thời gian giải quyết không quá 03 ngày làm việc (hoặc những TTHC phải giải quyết trong ngày), Trung tâm chịu trách nhiệm số hóa hồ sơ và gửi đến các cơ quan qua phần mềm Cổng dịch vụ công trong vòng 01 (một) giờ làm việc và đảm bảo việc chuyển hồ sơ giấy đến các cơ quan thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo thời gian như trên.

Giải quyết hồ sơ sau khi tiếp nhận hồ sơ điện tử từ Trung tâm thông qua phần mềm, cơ quan, tổ chức thực hiện việc giải quyết hồ sơ như sau:

Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: cơ quan, tổ chức phân công công chức thụ lý, thẩm định hồ sơ.

Nếu hồ sơ đủ điều kiện để giải quyết thì trình lãnh đạo trực tiếp xem xét và trình cấp có thẩm quyền quyết định.

Nếu hồ sơ do Trung tâm chuyển đến, qua thẩm định của cơ quan có liên quan, phát hiện hồ sơ không đủ điều kiện để xem xét giải quyết theo quy định của pháp luật thì trong thời hạn không quá: 01 (một) ngày đối với TTHC có thời gian giải quyết dưới 05 (năm) ngày; 02 (hai) ngày đối với TTHC có thời gian giải quyết từ 05 (năm) ngày đến 10 (mười) ngày; 03 (ba) ngày đối với TTHC có thời gian giải quyết từ 10 (mười) ngày trở lên tính từ ngày Trung tâm chuyển hồ sơ cho cơ quan chuyên môn thụ lý; thủ trưởng các cơ quan có văn bản đề nghị 12 Trung tâm thông báo trả hồ sơ và hướng dẫn tổ chức, cá nhân điều chỉnh, bổ sung các nội dung hồ sơ. Việc hướng dẫn điều chỉnh, bổ sung nội dung chưa phù hợp được thực hiện theo nguyên tắc đầy đủ, 01 (một) lần bằng văn bản.

Trường hợp hồ sơ hành chính phức tạp, phải qua nhiều bước thẩm định, nhiều cơ quan phối hợp thẩm định, sau khi thấy chưa đủ điều kiện thì thời hạn trả lại không quá 05 (năm) ngày làm việc theo quy định của pháp luật. Kể từ thời điểm nhận hồ sơ từ Trung tâm chuyển đến, công chức được giao giải quyết có trách nhiệm báo cáo Thủ trưởng cơ quan có văn bản thông báo trả lại hồ sơ, trong đó nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung (nếu có) gửi Trung tâm để trả cho cá nhân, tổ chức.

Đối với hồ sơ có thời gian giải quyết trong ngày làm việc, cơ quan có liên quan tổ chức giải quyết ngay và trả kết quả giải quyết cho Trung tâm vào các mốc thời gian chuyển nhận hồ sơ trong ngày thông qua dịch vụ bưu chính công ích.

Trường hợp chưa thể giải quyết theo thời gian quy định thì trong thời hạn trước 02 ngày tính theo ngày hẹn trả kết quả, Thủ trưởng cơ quan có văn bản đề nghị Trung tâm gia hạn thêm thời gian trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. Việc gia hạn thời gian trả kết quả chỉ thực hiện 01 lần nhưng không quá 1/3 thời hạn giải quyết theo quy định của từng loại TTHC.

Trường hợp hồ sơ có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Cơ quan, tổ chức phân công công chức thụ lý, thẩm tra, xác minh. Công chức được phân công báo cáo Thủ trưởng cơ quan phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện.

Nếu hồ sơ thẩm tra đủ điều kiện giải quyết, công chức trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định.

Nếu hồ sơ thẩm tra chưa đủ điều kiện giải quyết, ngay sau khi kết thúc việc thẩm tra, xác minh theo quy định, công chức được phân công thực hiện thẩm tra, xác minh báo cáo Thủ trưởng cơ quan có văn bản thông báo trả lại hồ sơ, trong đó nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung (nếu có) gửi Trung tâm để trả cho cá nhân, tổ chức.

Kết quả thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ lưu tại cơ quan có liên quan nơi tiếp nhận hồ sơ ban đầu. Văn bản thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong sổ theo dõi hồ sơ. Thời gian cơ quan có liên quan đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ.

Chuyển kết quả giải quyết hồ sơ Sau khi hoàn thành việc giải quyết hồ sơ, cơ quan có liên quan có trách nhiệm chuyển kết quả giải quyết hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính công ích cho Trung tâm nhận để trả cho cá nhân, tổ chức.

Trả kết quả giải quyết hồ sơ Công chức tại Trung tâm nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm kết quả giải quyết hồ sơ do cơ quan, tổ chức chuyển đến và thực hiện như sau:

Đối với các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cá nhân.

Đối với những TTHC theo quy định phải thu phí, lệ phí: Cá nhân, tổ chức nhận kết quả giải quyết hồ sơ tại Trung tâm theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả và phải nộp đầy đủ phí, lệ phí theo quy định tương ứng với mã hồ sơ. Trường hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện qua dịch vụ bưu chính. Sau khi cá nhân, tổ chức nộp đầy đủ các khoản phí, lệ phí theo quy định, công chức tại Trung tâm giao biên lai thu tiền cho cá nhân, tổ chức; đồng thời, xác nhận hoàn thành việc thanh toán trên phần mềm (nếu có).

Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả hồ sơ, kèm theo thông báo của cơ quan có liên quan tiếp nhận giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của cơ quan tiếp nhận hồ sơ ban đầu.

Đối với hồ sơ không giải quyết: Liên hệ ngay với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo của cơ quan tiếp nhận hồ sơ là hồ sơ không giải quyết.

Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Công chức làm việc tại Trung tâm trực tiếp thông báo cho cá nhân, tổ chức biết để đến nhận kết quả giải quyết (Thông báo thông qua tin nhắn, điện thoại hoặc cá nhân, tổ chức cập nhật tra cứu trên phần mềm).

Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu tại Trung tâm (nơi công chức tiếp nhận hồ sơ).

Đối với hồ sơ quá hạn: Thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan có liên quan (kể cả cơ quan tổ chức theo ngành dọc tại địa phương) giải quyết hồ sơ không kịp thời, dẫn đến quá thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định, thì phải có văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, nêu rõ lý do quá hạn và thông báo rõ thời hạn trả kết quả tiếp theo. Đồng thời, gửi thông báo cho Trung tâm theo dõi tổng hợp...

Các dịch vụ công trực tuyến do các cơ quan có liên quan xây dựng bắt buộc phải kết nối liên thông với Cổng Dịch vụ công trực tuyến. Công chức tại Trung tâm tiếp nhận và chuyển thụ lý hồ sơ về cơ quan giải quyết TTHC trên Cổng Dịch vụ công trực tuyến; việc trả kết quả cho cá nhân, tổ chức thực hiện tại Trung tâm như các TTHC khác.

Các dịch vụ công trực tuyến do các bộ, ngành cung cấp và triển khai cho các cơ quan có liên quan thì việc tiếp nhận và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức được thực hiện tại Trung tâm qua Cổng dịch vụ công trực tuyến. Công tác thụ lý hồ sơ sẽ được thực hiện trên phần mềm chuyên ngành cho bộ, ngành cung cấp.

Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, hướng dẫn các cơ quan có liên quan kết nối liên thông các dịch vụ công trực tuyến với Cổng Dịch vụ công trực tuyến. Đề xuất giải pháp kết nối liên thông các dịch vụ công trực tuyến của các bộ, ngành với Cổng Dịch vụ công trực tuyến của tỉnh.