Theo đó, hồ sơ điện tử của công dân, doanh nghiệp sử dụng trong việc giao dịch hành chính phải phù hợp với quy định của pháp luật đối với thông tin cung cấp. Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý khi đã được cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền xác thực theo quy định. Hồ sơ điện tử phải được mã hóa và lưu trữ bảo mật, đảm bảo thông tin của hồ sơ này không bị truy cập, khai thác trái phép.

Đối với công dân, các thông tin cơ bản của công dân được thu thập, xác thực và lưu trữ trong quá trình đăng ký, thay đổi tài khoản đăng nhập Cổng dịch vụ công bao gồm: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, số căn cước công dân, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp, giới tính, nơi sinh, quê quán, dân tộc, tôn giáo, quốc tịch, số hộ chiếu, ngày cấp, cơ quan cấp, trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, nghề nghiệp, nơi làm việc, tình trạng hôn nhân, nơi thường trú, nơi ở hiện nay, họ và tên, quốc tịch của cha, mẹ vợ hoặc chồng, con, họ và tên của chủ hộ, quan hệ với chủ hộ, sổ hộ khẩu, thư điện tử, các bản quét (scan), các giấy tờ tùy thân khác.

Đối với doanh nghiệp, hồ sơ điện tử còn bao gồm các thông tin doanh nghiệp được lưu trữ và quản lý tại hệ thống thông tin doanh nghiệp do Sở Kế hoạch và Đầu tư quản lý và vận hành.

Trong quá trình giao dịch thủ tục hành chính với tổ chức cung cấp dịch vụ hành chính công, hồ sơ điện tử được bổ sung thêm các thông tin liên quan đến giao dịch đó.

Hồ sơ điện tử được bổ sung trong hệ thống thông tin quản lý chuyên ngành của cơ quan hành chính nhà nước thông qua việc cập nhật các thông tin quyết định hành chính.