Theo đó, Quyết định Quy định cụ thể về hành vi, trách nhiệm và hình thức xin lỗi của cán bộ, công chức, viên chức có sai sốt trong tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.           

Các trường hợp phải chuyển Thư xin lỗi gồm: Trường hợp đề nghị cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ sau khi đã phát hành Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ theo danh mục TTHC do lỗi của cán bộ, công chức tiếp nhận; Trường hợp đề nghị cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ sau khi đã tiếp nhận (phát hành giấy hẹn trả) hồ sơ do lỗi của công chức, viên chức tiếp nhận; Trường hợp trả kết quả quá hạn giải quyết theo quy định do lỗi của công chức, viên chức giải quyết hồ sơ; Trường hợp kết quả giải quyết thủ tục hành chính có sự sai sót do lỗi của cơ quan, đơn vị.

Quy định cũng nêu rõ 10 hành vi không được thực hiện đối với cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc Trung tâm hành chính công.

Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có sai sót thì tùy theo số lần, mức độ ảnh hưởng của sai sót, thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét xử lý kỷ luật theo quy định. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để tình trạng sai sót trong giải quyết TTHC xảy ra mà không có lý do chính đáng thì tùy theo mức độ vi phạm, thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp trên trực tiếp xem xét xử lý kỷ luật theo quy định.

Thư xin lỗi được tạo lập và lưu vào sổ điện tử tự động thông qua Cổng dịch vụ công của tỉnh, xuất thành 03 bản, 01 bản gửi cho tổ chức, cá nhân, 01bản niêm yết tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong thời hạn 05 ngày làm việc, 01 bản được lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc Trung tâm hành chính công để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hằng năm.