Phải có “dấu đỏ” mới xử lý việc

Đó là tình trạng chung tại các cơ quan nhà nước trong một thời gian khá dài. Chữ ký số đã được công nhận tính pháp lý tại Mục 1 Chương III Luật Giao dịch điện tử  số 51/2005/QH11, cùng với đó là Nghị định 64 cũng có hiệu lực thi hành giữa tháng 5 năm 2008. Tuy nhiên, khi xử lý công việc, đại đa số cán bộ, công chức thường vẫn rất ngại xử lý công việc trên văn bản điện tử. Tỉnh Thừa Thiên Huế là một trong những địa phương triển khai sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành sớm nhất được vận hành qua mạng diện rộng riêng của Tỉnh, đồng thời là địa phương có một quy định riêng công nhận tính pháp lý, chính xác của văn bản điện tử được gửi/nhận từ UBND tỉnh đến các Sở, ban, ngành và UBND cấp huyện và giữa các đơn vị, địa phương trong tỉnh với nhau (trừ văn bản mật không được gửi/nhận qua hệ thống này). Một tình trạng chung là cán bộ văn thư  tại một số đơn vị, địa phương có thể do chưa quen với việc sử dụng văn bản điện tử, hoặc có thể do yêu cầu của lãnh đạo đơn vị phải có bản giấy có dấu đỏ và chữ ký cho “chắc ăn” nên một thời gian dài có tình trạng văn thư phải đợi văn bản giấy đến rồi mới vào sổ văn bản đến bằng văn bản điện tử gửi kèm. Một số nơi do cơ sở hạ tầng nên việc scan văn bản giấy lên cũng rất mất nhiều thời gian khi xử lý. Bên cạnh đó, một số đơn vị, địa phương thực hiện nghiêm túc việc gửi/nhận, chuyển xử lý văn bản điện tử nhưng cán bộ, công chức trực tiếp xử lý văn bản lại không chấp nhận văn bản điện tử và một mực cho rằng nó chẳng có tính pháp lý để xử lý công việc, một số phàn nàn đọc văn bản trên máy tính đau mắt, mỏi lưng nên cần văn bản giấy để cho tiện,… Muôn vàn lý do cả khách quan lẫn chủ quan dẫn đến một thời gian văn bản điện tử được sử dụng trong giải quyết công việc của cơ quan nhà nước.

Mạnh dạn trong triển khai

Có thể nói rằng, cơ sở pháp lý để triển khai văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước rất nhiều. Những văn bản này đều mang tính chỉ đạo quyết liệt từ Trung ương đến Bộ, Ngành và địa phương. Từ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước; Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, đến Chỉ thị số 08/CT-BTTTT ngày 08/2/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về Đảm bảo việc gửi, nhận văn bản theo “Danh mục các loại văn bản phải sử dụng văn bản điện tử”. Từ đó, các tỉnh thành nói chung và  tỉnh Thừa Thiên Huế nói riêng cũng đã rất quyết liệt trong việc sử dụng thư điện tử công vụ và văn bản điện tử. Số lượng công văn, Chỉ thị, Quy định của UBND tỉnh liên quan lần lượt ra đời. Và văn bản mang tính quyết liệt nhất là Chỉ thị số 77/2014/CT-UBND ngày 26/12/2014 về việc tăng cường trao đổi văn bản điện tử và ứng dụng chữ ký số trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Chỉ thị 77/2014/CT-UBND ngày 26/12/2014  là khởi đầu cho sự mạnh dạn áp dụng, triển khai văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước của tỉnh. Theo sau đó là việc ban hành Quyết định số 24/2015/QĐ-UBND ngày 18/6/2015 Quy định về việc ứng dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Đây là hai văn bản quan trọng nhất làm tiền đề cho việc áp dụng văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại địa phương. Từ đó, từng bước hoàn thiện hệ thống văn bản điện tử trên địa bàn, nâng cao số lượng, chất lượng cho công tác triển khai dịch vụ công trực tuyến trên đian bàn tỉnh. Từ việc rất ít văn bản, hồ sơ được thực hiện, xử lý qua môi trường mạng, thì đến thời điểm hiện tại, việc thực hiện việc gửi, nhận hồ sơ điện tử trong nội bộ cơ quan, giữa các cơ quan hành chính nhà nước đạt khoảng 60% văn bản; tài liệu chính thức trao đổi trong cơ quan, đơn vị đã được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử.

Việc ứng dụng văn bản điện tử được thực hiện thông qua 28 Cổng/ Trang Thông tin điện tử của các Sở, ban, ngành và UBND cấp huyện, 46 Trang thông tin điện tử cấp xã. Tất cả các trang thông tin điện tử đều cung cấp đầy đủ các thông tin thuộc trách nhiệm của cơ quan, đơn vị mình theo qui định tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước. Các loại văn bản điện tử được cung cấp trên Trang/Cổng thông tin điện tử gồm:Văn bản về ý kiến chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; Văn bản về ý kiến xử lý, phản hồi đối với kiến nghị, yêu cầu của doanh nghiệp, người dân,…

Ngoài ra, Sở Thông tin và Truyền thông  cũng đã triển khai ứng dụng chữ ký số trong cơ quan nhà nước Tỉnh. Chữ ký số đã được tích hợp trong hoạt động sử dụng, trao đổi văn bản điện tử qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc, gửi và nhận văn bản qua hệ thống thư điện tử. Trong năm 2015, tỉnh Thừa Thiên Huế đã cấp cho 362 cán bộ lãnh đạo các đơn vị hành chính trên địa bàn sử dụng. Do đó, số lượng văn bản điện tử gửi đi đã xác thực chữ ký số chiếm khoảng 50% số lượng văn bản gửi đi và nhận. Các loại văn bản điện tử được sử dụng kèm chữ ký số gồm Công văn đi và đến; Tờ trình; Giấy mời họp; Thông báo v.v....

Song song với trang tin điện tử, hệ thống thư điện tử công vụ  cũng  góp phần phát huy vai trò của văn bản điện tử trong việc kịp thời trao đổi, xử lý văn bản. UBND tỉnh Thừa Thiên Huế đã có ban hành Quyết định số 81/2014/QĐ-UBND ngày 31/12/2014  Quy định sử dụng hệ thống Thư viện công vụ trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Đã có 8.347 thư điện tử công vụ  được cấp cho các bộ công chức viên chức. Có khoảng 80% cán bộ công chức, viên chức sử dụng thư điện tử công vụ hằng ngày. Trong đó, tổng số văn bản đã gửi nhận hoàn toàn dưới dạng điện tử trong năm 2015  là 95.170, tăng so với năm 2014 là 47.9%. Tổng số văn bản đã gửi nhận hoàn toàn dưới dạng điện tử năm 2015 là 92.074. Các loại văn bản điện tử được sử dụng, trao đổi qua thư điện tử gồm: Lịch công tác của cơ quan; Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc; Tài liệu phục vụ các cuộc họp,….

Chú trọng tuyên truyền, đào tạo

Ngoài ban hành các văn bản, quy định, UBND tỉnh cũng chú trọng và giao cho Sở Thông tin và Truyền thông triển khai công tác tuyên truyền, đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức để  từ đó tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Sở Thông tin và Truyền thông đã phối hợp cùng các đơn vị liên  quan thường xuyên tổ chức tuyên truyền phổ biến, đào tạo, nâng cao nhận thức để tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước qua các hình  thức như  đào tạo, tập huấn cho toàn thể công chức viên chức trên địa bàn tỉnh như tập huấn sử dụng thư điện tử công vụ đối với cán bộ công chức cấp xã; tập huấn sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử; đào tạo chuyên sâu cho cán bộ chuyên trách CNTT; Tập huấn về CNTT phục vụ cải cách hành chính của tỉnh; Tập huấn, hướng dẫn sử dụng Chữ ký số; Tập huấn biên soạn tin bài trên Trang thông tin điện tử v.v..... Tỉnh Thừa Thiên Huế thường xuyên duy trì công tác bảo trì, kiểm tra, giám sát hệ thống định kỳ và theo dõi thường xuyên 24/7 nhằm đảm bảo hệ thống thư điện tử, hê thống trang thông tin điện tử và hệ thống thông tin dữ liệu điện tử của tỉnh được vận hành ổn định.

Vẫn còn những trăn trở

Bằng các biện pháp quyết liệt cũng như mạnh dạn trong  công tác triển khai, việc ứng dụng, sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tỉnh đã có nhiều bước đột phá. Hiện một số, đơn vị đã mạnh dạn triển khai một số dịch vụ công mức độ 3, 4 và trả kết quả cho tổ chức, công dân bằng giấy phép điện tử, giấy chứng nhận điện tử. Khi tổ chức, công dân có yêu cầu thì có thể đem bản điện tử đã được in ra để đến nhận bản giấy có dấu đỏ và chữ ký. Đây có thể xem là một bước đột phá trong cải cách hành chính tại địa phương. Tuy nhiên, công tác triển khai văn bản điện tử và lưu trữ điện tử đòi hỏi cao các yêu cầu về hạ tầng lưu trữ, đường truyền và kinh phí duy trì, bảo dưỡng, vận hành hệ thống, phần mềm trong khi ngân sách địa phương không đủ đáp ứng.Chính vì vậy, ứng dụng văn bản điện tử rất cần sự quan tâm, hỗ trợ từ Chính phủ và Bộ, Ngành liên quan về kinh phí đầu tư hạ tầng đồng bộ tại địa phương  để từ đó có thể tiến tới công tác liên thông và gửi/nhận văn bản điện tử từ Trung ương đến địa phương và giữa các địa phương một cách đồng bộ, kịp thời, hiệu quả./.