Tạo thuận lợi cho nhân dân

 Ngoài mô hình được triển khai trực tiếp từ Bộ của Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT) tỉnh Thừa Thiên Huế là đơn vị đứng đầu trong Tỉnh triển khai dịch vụ công mức độ 3, mức độ 4 đối với các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở được Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh ban hành tại Quyết định số 2211/QĐ-UBND ngày 29/10/2014. Triển khai dịch vụ công trực tuyến ngoài những yêu cầu từ lãnh đạo Tỉnh, còn xuất phát từ mong muốn tạo thuận lợi cho nhân dân đến giao dịch, công tác tại Sở. Với bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở TT&TT,  có 02 thủ tục hành chính phát sinh nhiều hồ sơ nhất là Cấp giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh và Cấp phép họp báo. Với thủ tục cấp phép họp báo, khi thực hiện giao dịch qua phương thức truyền thống,  thời gian giải quyết trong 01 ngày nên các đơn vị, tổ chức xin phép họp báo phải mất thời gian đi lại để lấy giấy phép. Hay như với thủ tục cấp phép xuất bản tài liệu không kinh doanh, theo qui định, khi thực hiên thủ tục này phải nộp 03 bản thảo để Sở thẩm định. Theo đó, với bản thảo có nhiều trang hay các bản thảo bằng đĩa CD, các bản thảo in màu v.v… thì  việc nộp 03 bản thảo tốn khá kinh phí của  người dân. Do đó, khi Sở TT&TT đưa vào sử dụng hệ thống Hệ thống dịch vụ công trực tuyến trên Trang Thông tin điện tử của Sở, việc tiếp nhận và giải quyết đã được rút ngắn đáng kể. Trước khi  đưa  hệ thống dịch vụ công trực tuyến vào sử dụng, Sở đã tổ chức giới thiệu, tập huấn hướng dẫn sử dụng cho các tổ chức, cá nhân thường xuyên có nhu cầu thực hiện các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở trong thời gian từ khi Sở thành lập đến nay. Đồng thời, Sở cũng đã phát hành tờ rơi giới thiệu,quảng bá hệ thống Dịch vụ công trực tuyến của Sở đến rỗng rãi các tổ chức, công dân, các đơn vị hành chính trên toàn địa bàn tỉnh. Từ đó ,các tổ chức hiểu và nắm các quy trình thực hiện, cách sử dụng hệ thống này để có thể áp dụng ngay khi sở triển khai.

Kết quả bước đầu

Trong vòng 06 tháng ngay sau khi triển khai hệ thống, Sở TT&TT đã tiếp nhận và giải quyết 144 hồ sơ thủ tục hành chính trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến của Sở. Trong đó có 22 hồ sơ được bộ phận Một cửa của Sở hỗ trợ các tổ chức, công dân khi có nhu cầu thực hiện các thủ tục hành chính trên hệ thống Dịch vụ vụ công trực tuyến của sở. Kể từ hồ sơ thứ 23, tất cả các thủ tục hành chính đều được các tổ chức, công dân trực tiếp thao tác, thực hiện trên hệ thống, đạt tỷ lệ 100% hồ sơ được thực hiện trên phần mềm. Nhằm tạo điều thuận tiện cho tổ chức, công dân, tất cả tất cả biểu mẫu, văn bản hướng dẫn liên quan đến thủ tục hành chính đều được đăng tải kịp thời trên Trang Thông tin điện tử  theo từng  thủ tục. Do đó, các tổ chức công dân  rất dễ dàng truy cập và tải xuống các biểu mẫu, văn bản khi có nhu cầu sử dụng. Bên cạnh đó, ngoài sự hỗ trợ của bộ phận một cửa, Sở cũng đã cử cán bộ theo dõi, hướng dẫn trực tiếp cho các tổ chức công dân qua điện thoại khi các tổ chức, công dân gặp các vướng mắc trong qua trình thực hiện giao dịch.

 Ngoài ra, sở TT&TT cũng đã trang bị các thiết bị cần thiết tại tiền sảnh của sở nhằm hỗ trợ các tổ chức, công dân không có điều kiện trang thiệt bị để thực hiện tại nhà. Khi đến giao dịch tại Bộ phận Một cửa của Sở TT&TT, công dân, tổ chức có thể giao dịch trực tiếp trên hệ thống  phần mềm và nhận, in phiếu tiếp nhận hồ sơ ngay sau khi thực hiện xong giao dịch. Trên cơ sở phiếu tiếp nhận hồ sơ, tổ chức, công dân có thể tra cứu mã vạch được in sẵn trên phiếu để biết được tình trạng của hồ sơ đang được giải quyết ở giai đoạn nào, cần bổ sung, sửa đổi hồ sơ như thể nào. Mặt khác, tổ chức, công dân có thể trực tiếp đánh giá, nhận xét cán bộ Một cửa ngay trên phần mềm thông qua một vài thao tác đơn giản nhằm đánh giá mức độ hài lòng đối với thủ tục hành chính hoặc với đánh giá mức độ hài lòng đối với cán bộ trực tiếp giải quyết. Tại hệ thống này, các tổ chức, công dân cũng có thể quan sát lịch Tiếp công dân của Sở để trực tiếp liên hệ khi có nhu cầu khiếu nại, tố cáo hay trực tiếp soạn thảo văn bản, photo, scan giấy tờ miễn phí tại địa điểm này. Sở  TT&TT thường xuyên cử cán bộ túc trực và hướng dẫn tận tình cho tổ chức, công dân khi đến giao dịch.

Với các hình thức hỗ trợ tối đa đến các tổ chức, công dân như hỗ trợ thông qua điện thoại, thư điện tử hay cử cán bộ hỗ trợ trực tiếp là hình thức tuyên truyền hiệu quả cho người dân khi giao dịch với Sở. Việc đưa vào sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến giúp cho Bộ phận Một cửa giảm tải khối lượng công việc đồng thời rút ngắn  thời gian giải quyết thủ tục hành chính cho người dân. Ngoài ra, công tác kiểm tra, theo dõi quy trình giải quyết của một hồ sơ rất thuận tiện. Từ đó,  Ban giám đốc sở có thể nắm rõ tình hình giải quyết thủ tục hành chính hàng tháng một cách nhanh chóng, kịp thời.

Hệ thống Dịch vụ công trực tuyến của Sở cũng đã nhận được sự ủng hộ của đa số các tổ chức, công dân khi có nhu cầu sử dụng các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của sở. Đặc biệt là với các công ty nhận in các tài liệu không kinh doanh. Đa số các đơn vị có nhu cầu xin cấp phép các tài liệu không kinh doanh đều ủy thác cho các công ty nhận in thực hiện. Những công ty In ấn lớn trên địa bàn như  Công ty Cổ phần In Thừa Thiên Huế, mỗi tháng có thể phát sinh hơn 10 lần nhu cầu sử dụng Thủ tục cấp giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh. Trước đây, công ty  phải thay mặt đơn vị xin cấp phép đến xin mẫu đơn, làm các thủ tục liên quan, in ấn bản thảo theo quy định, rồi đem đến Sở để làm thủ tục cấp phép. Với mong muốn có giấy phép sớm để thực hiện in tài liệu cho khách hàng, công ty lại phải cử cán bộ đi lại nhiều lần hoặc điện thoại khi có phát sinh các yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ từ các phòng chuyên môn.  Thế nhưng, từ khi áp dụng hệ thống này, hầu hết tất cả các đơn vị đều nhận thấy sự  tiện ích mà hệ thống mang lại.  Khi có nhu cầu sử dụng, đơn vị chỉ cần ở công ty tải biểu mẫu trên hệ thống sau đó thực hiện các yêu cầu mà hệ thống đưa ra như đính kèm bản thảo, đơn v.v…. và bấm nút “ Đăng ký”. Sau đó, theo dõi tình trạng hồ sơ của đơn vị qua mã số được cấp đồng thời  tự in phiếu tiếp nhận đã có mã vạch xác nhận sau đó đến trả hồ sơ như đã thông báo thì đến Sở để lấy giấy phép hoặc có thể tự in giấy phép và bản thảo đã được ký số ngay trên hệ thống. Đơn vị có thể sử dụng số Giấy phép điện tử mà Sở cấp để thực hiện in, khi nào có thời gian thì đến Sở xin bản có dấu để lưu hồ sơ In theo qui định.

Phải hình thành công dân điện tử

Hình thành dịch vụ công trực tuyến là một bước tiến của cơ quan nhà nước nhằm đơn giản hóa, thuận tiện các giao dịch thủ tục hành chính giữa công dân, tổ chức và cơ quan nhà nước. Tuy nhiên đây chỉ  mới là điều kiện cần, điều kiện đủ là hệ thống phải được các tổ chức, công dân đồng sử dụng. Đây cũng là một trong những khó khăn khi trong quá trình Sở TT&TT triển khai hệ thống Dịch vụ công trực tuyến. Xuất phát từ trình độ sử  dụng máy tính của một số người dân nên một số tổ chức, công dân vẫn đề nghị giao dịch theo cách thông thường.  Đặc biệt có trường hợp lại rơi vào đối tượng là công chức trong cơ quan nhà nước mặc dù  đã được  cán bộ của Sở hướng dẫn trực tiếp nhiều lần. Điều này làm ảnh hưởng  không ít đến chất lượng triển khai hệ thống. Ông Nguyễn Xuân Sơn, Phó Giám đốc Sở TT&TT đã gay gắt phát biểu “ lẽ ra, công chức của cơ quan nhà nước phải đi đầu và tự triển khai sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến vì tất cả đều có trình độ tin học khi thi tuyển vào vị trí công chức thì lại đang từ chối sử dụng hệ thống này. Vậy thì đến khi nào dịch vụ công trực tuyến được triển khai trong cơ quan nhà nước, đến khi nào người dân được sử dụng những tiện ích mà hệ thống đem lại”. Cũng theo ông Nguyễn Xuân Sơn, thời gian đến, Sở TT&TT sẽ vừa quyết liệt, vừa kiên trì trong việc áp dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến.  Với phương châm “Quyết liệt – Kiên trì” Sở sẽ tiếp tục thông qua các hình thức tuyên truyền mà cụ thể, mỗi cán bộ, công chức, viên chức của Sở là một tuyên truyền viên đến công dân, tổ chức. Kết hợp các hình thức tuyên truyền khác qua báo, đài, tờ gấp và hướng dẫn trực tiếp qua điện thoại, thư điện tử  để hình thành thói quen cho công dân, tổ chức sử dụng dịch vụ công trực tuyến không chỉ đối với Sở TT&TT mà đối với các hệ thống trong cơ quan nhà nước của tỉnh.

Tiếp tục hoàn thiện và nhân rộng

Định hướng triển khai đối với hệ thống Dịch vụ công trực tuyến, theo ông Nguyễn Xuân Sơn, Phó Giám đốc sở cam kết Sở TT&TT sẽ tham mưu UBND tỉnh triển khai đồng bộ hệ thống dịch vụ công trực tuyến của tỉnh theo Danh mục dịch vụ công trực tuyến mức độ 3và mức độ 4 của tỉnh của năm 2015 đã  được ban hành tại Quyết định số 2270/QĐ-UBND ngày 29/10/2015 của UBND tỉnh. Đồng thời xây dựng danh mục  Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và mức độ 4 năm 2016 của tỉnh. Bên cạnh đó, Sở sẽ tiếp tục hoàn thiện về giao diện chuẩn thân thiện, đơn giản hóa các bước sử dụng, cũng như đồng bộ hóa các thủ tục hành chính của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh theo hướng liên thông, người dân có thể dùng một tài khoản để sử dụng tất cả các dịch vụ công trực tuyến của tỉnh. Công tác tuyên truyền sẽ tiếp tục được chú trọng  với nhiều hình thức quyết liệt và thực hiện một cách kiên trì đến người dân để họ hiểu thêm, nắm thêm và sử dụng thành thạo tất cả hệ thống dịch vụ công trực tuyến. Đồng thời, Sở  TT&TT sẽ tham mưu UBND tỉnh Chỉ thị yêu cầu các cơ quan nhà nước từ cấp xã đến cấp tỉnh thông qua nhiều hình thức, các kênh tuyên truyền, các đoàn thể chính trị xã hội phải tuyên truyền cho người dân về sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Từ đó, với sự vào quyết tâm của toàn thể lãnh đạo các cấp, dịch vụ công trực tuyến của Sở TT&TT nói riêng và hệ thống dịch vụ công trực tuyến của tỉnh nói chung sẽ được đông đảo người dân đồng tình và sử dụng.  Đây là nền tảng cho việc hình thành một chính quyền điện tử sẽ hiện thực cho tỉnh Thừa Thiên Huế.