Theo quy định pháp luật, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính. Thông thường, các văn bản quy định về hồ sơ, giấy tờ thường nêu rõ các lựa chọn: Hoặc là nộp bản sao có chứng thực, hoặc nộp bản sao và xuất trình bản chính để đối chiếu; hoặc chỉ cần xuất trình bản chính để đối chiếu (nếu hồ sơ nộp qua đường bưu điện thì bản sao phải có chứng thực). Tuy nhiên, để bảo đảm “an toàn” trong việc tiếp nhận hồ sơ, các cơ quan, tổ chức thường yêu cầu người dân phải nộp bản sao có chứng thực. Từ đó dẫn đến nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản của cá nhân, tổ chức ngày càng gia tăng. Tình trạng sử dụng bản sao có chứng thực đã vượt quá sự cần thiết và trở thành hiện tượng “lạm dụng”. Như vậy, việc các cơ quan “khăng khăng” yêu cầu phải có bản sao chứng thực khi nộp hồ sơ trực tiếp trong khi pháp luật quy định chỉ cần đối chiếu với bản chính là vi phạm quy định về TTHC.

Được biết, với vai trò vừa là cơ quan tham mưu quản lý Nhà nước về công tác chứng thực, vừa tham mưu về công tác kiểm soát TTHC, Sở Tư pháp đã tham mưu cho UBND tỉnh chấn chỉnh công tác này. Ông có thể cho biết về những kết quả đạt được?

Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 30/CT-UBND ngày 7/10/2014 để chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bảo sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện TTHC trên địa bàn tỉnh. Trong tổ chức thực hiện, Sở đã phối hợp với các cơ quan tăng cường tuyên truyền, phổ biến sâu rộng quy định về chứng thực bản sao từ bản chính để mọi công dân, cơ quan, tổ chức nhận thức đúng và đầy đủ ý nghĩa, giá trị pháp lý của bản sao. Yêu cầu các cơ quan, đơn vị thường xuyên rà soát danh mục TTHC nhằm đề xuất sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ các quy định không còn phù hợp. Thực hiện nghiêm việc gắn kết chặt chẽ công tác kiểm soát TTHC trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản có quy định về TTHC nhằm bảo đảm phù hợp với quy định về chứng thực bản sao. Thông qua hoạt động kiểm tra công tác kiểm soát TTHC, đã nhắc nhở, đề nghị khắc phục tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực khi thực hiện các thủ tục hành chính tại một số cơ quan, đơn vị. Hiện nay, kết quả chuyển biến hết sức tích cực và tình trạng này đã giảm đáng kể.