Theo quy định, ngay khi chào đời, mỗi công dân Việt Nam đều cần có 3 loại giấy tờ thiết yếu gồm: Giấy khai sinh, giấy đăng ký nơi ở cố định (thường trú) và thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi nhằm xác định nhân thân, cơ sở pháp lý chứng minh các quyền, nghĩa vụ của cá nhân đó đối với gia đình, xã hội.

Tương tự, khi một cá nhân mất đi, sẽ có 3 thủ tục đi kèm gồm: Giấy khai tử, xóa đăng ký thường trú và quyết định hưởng chế độ mai táng phí.

Trước đây, người thân các đối tượng thụ hưởng chính sách sẽ phải đến từng cơ quan: UBND, Công an xã, phường, thị trấn và Bảo hiểm xã hội để làm thủ tục. Và 3 thủ tục này không thể làm đồng thời bởi phải có giấy khai sinh mới có thể làm đăng ký thường trú và thẻ bảo hiểm xã hội; hoặc phải có giấy khai tử mới đủ căn cứ làm xóa đăng ký thường trú và hưởng chế độ mai táng phí. Điều này buộc người dân phải đi lại nhiều lần và kéo dài thời gian nhận kết quả thủ tục hành chính.

* Thuận lợi khi triển khai 2 nhóm dịch vụ công  khai sinh – khai tử

Xuất phát từ những bất cập nêu trên, trên nền tảng các cơ sở dữ liệu như cơ sở dữ liệu về bảo hiểm, hộ tịch điện tử, cư trú và quan trọng nhất là Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư, một quy trình liên thông dữ liệu mới đã được thiết lập. Theo đó, từ cuối tháng 7/2023, người dân chỉ cần khai báo dữ liệu một lần duy nhất về thủ tục đăng ký khai sinh hoặc khai tử trên Cổng dịch vụ công trực tuyến, các cơ quan chức năng sẽ chủ động tiếp nhận, xử lý hồ sơ, trả kết quả các thủ tục liên quan khác một cách đồng bộ, thống nhất.

- Người dân chỉ cần khai báo dữ liệu một lần duy nhất về thủ tục đăng ký khai sinh hoặc khai tử trên Cổng dịch vụ công trực tuyến, các cơ quan chức năng sẽ chủ động tiếp nhận, xử lý hồ sơ, trả kết quả các thủ tục liên quan khác một cách đồng bộ, thống nhất.

- Quy trình xử lý được thiết lập như sau:

+ Cơ sở khám chữa bệnh, thực hiện cấp giấy chứng sinh, chứng tử điện tử, liên thông với Cổng giám định BHYT của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Hệ thống Cổng dịch vụ công sẽ tự động điền các trường thông tin, đảm bảo người dân kê khai đầy đủ, chính xác.

+ Tiếp đó, cán bộ tư pháp ở bộ phận một cửa tại UBND các xã, phường, thị trấn sẽ tiếp nhận hồ sơ, thực hiện tra cứu, xử lý trên phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp. Ngay khi thông tin khai sinh, khai tử được UBND cấp xã xác nhận, hồ sơ của người dân được chuyển tiếp cùng lúc sang hệ thống thông tin quản lý cư trú và bảo hiểm xã hội.